Alle UTOS Funktionen – verbunden in einer operativen Plattform
UTOS verbindet Dashboard, Kunden, Kundenportal, Dokumente, Aufgaben, Mitarbeitende, HR, Termine, Booking, Kommunikation, Wissen, Analysen und Automatisierung in einem gemeinsamen Arbeitskontext.
Verbundene Funktionsbereiche
Eine Plattform für zusammenhängende operative Arbeit
UTOS ist nicht als Sammlung isolierter Einzelprogramme aufgebaut. Kunden, Personen, Dokumente, Aufgaben, Termine und Prozesse bleiben miteinander verbunden.
Dashboard
Tagesübersicht, Kennzahlen, Prioritäten und operativer Handlungsbedarf.
Kunden & Portal
Kundenverwaltung, digitale Zusammenarbeit, Dokumente und Services.
Dokumente
Kontrollierter Eingang, Prüfung, Zuordnung und strukturierte Ablage.
Mitarbeitende & HR
Personen, Mitarbeiterbeziehungen, HR-Prozesse und Governance.
Aufgaben
Verantwortung, Prioritäten, Status, Fristen und Follow-up.
Termine & Booking
Services, Provider, Verfügbarkeiten, Buchungen und Termine.
Kommunikation
Mitteilungen, Notizen und Zusammenarbeit im richtigen Kontext.
SOP & Wissen
Arbeitsanweisungen, Standards und internes Unternehmenswissen.
Analysen
Operative Kennzahlen zu Kunden, Aufgaben, Dokumenten und Teams.
Automatisierung
Regeln, Risiken, Fristen und kontrollierte operative Aktionen.
Administration
Benutzer, Rollen, Berechtigungen, Teams und Mandantensteuerung.
Integrationen & Governance
API, Webhooks, Integrationsprofile und kontrollierte KI-Nutzung.
Dashboard & operative Steuerung
Das Wesentliche des Arbeitstags sofort erkennen
Die UTOS Startseite bündelt persönliche Aufgaben, Kennzahlen, Schnellaktionen und rollenbasierten Handlungsbedarf.
- Persönliche Tagesübersicht und Prioritäten
- Offene und überfällige Aufgaben
- Dokument- und Prozesshinweise
- Schnellzugriffe für tägliche Aktionen
- Rollen- und mandantenbezogene Inhalte
Kunden & Kundenportal
Kunden intern steuern und digital zusammenarbeiten
Kundendaten, Dokumente, Aufgaben, Termine, Portalzugang, Servicepakete und Verantwortlichkeiten bleiben verbunden.
Kunden Dashboard
Kundenstatus, operative Bereitschaft und nächste Schritte werden direkt sichtbar.
Portalverwaltung
Portalzugang, Dokumentenanfragen und kundenbezogene Aktionen werden aus UTOS gesteuert.
Mobiles Kundenportal
Eine reduzierte Oberfläche für den Kunden
- Offene Dokumentenanfragen
- Sichere Dokumentübermittlung
- Nachrichten und Kundenaktionen
- Eigene Termine und Buchungen
- Servicepakete und verfügbare Stunden
Dokumente & kontrollierter Eingang
Dokumente nicht nur speichern, sondern kontrolliert verarbeiten
Unterlagen können über interne Uploads, das Kundenportal oder Dokumentenanfragen in einen kontrollierten Eingang gelangen.
Mitarbeitende & HR
Personen und Mitarbeiterlebenszyklen strukturiert verwalten
- Personen- und Mitarbeiterprofile
- Unternehmens- und Kundenbeziehungen
- HR Core und HR Operations
- Onboarding und Offboarding
- Erinnerungen und Governance
Aufgaben & Kommunikation
Verantwortung bleibt mit dem tatsächlichen Vorgang verbunden
Aufgaben können mit Kunden, Dokumenten, Personen, Terminen und Prozessen verknüpft werden.
Aufgaben
Zuständigkeit, Priorität, Status, Frist und Zusammenhang bleiben sichtbar.
Verantwortliche
Klare Zuständigkeit für jeden Vorgang.
Status & Priorität
Fortschritt und Dringlichkeit erkennen.
Fristen
Fälligkeiten und Überfälligkeit sichtbar halten.
Kommunikation
Mitteilungen und Notizen bleiben im Kontext.
Termine, Booking & Servicepakete
Interne Terminplanung und Kundenbuchungen in einer gemeinsamen Logik
Services, Provider, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Kundenbuchungen und Termine werden gemeinsam gesteuert.
Booking Dashboard
Services, Provider, Verfügbarkeiten und Buchungsregeln zentral konfigurieren.
Termine
Interne Termine und Kundenbuchungen in einer gemeinsamen Terminstruktur.
Inkludiert
Definierte Stunden innerhalb eines Servicepakets.
Verbraucht
Abgeschlossene Leistungen reduzieren den Rest.
Reserviert
Gebuchte Termine können Zeit im Voraus reservieren.
Verfügbar
Der verbleibende Leistungsumfang bleibt transparent.
SOP, Wissen & Zusammenarbeit
Unternehmenswissen dauerhaft verfügbar machen
SOPs
Standardisierte Abläufe für wiederkehrende Arbeiten.
Arbeitsanweisungen
Konkrete Anleitungen für Teams und Rollen.
Wissensbasis
Referenzwissen strukturiert auffindbar halten.
Governance
Zuständigkeiten, Freigaben und kontrollierte Änderungen.
Statistik, Automation & operative Intelligenz
Operative Daten in Entscheidungen und Aktionen übersetzen
UTOS verbindet Kennzahlen, Regeln, Fristen, Risiken und Arbeitslast, damit relevante Entwicklungen früher sichtbar werden.
Statistik & Analysen
Kunden, Mitarbeitende, Dokumente, Aufgaben, Termine und Risiken auswerten.
Automation & operative Intelligenz
Regeln, Risiken, Fristen und kontrollierte Aktionen zusammenführen.
Regeln
Wiederkehrende Bedingungen strukturiert definieren.
Risiken
Auffälligkeiten und Handlungsbedarf erkennen.
Fristen
Termin- und Aufgabenrisiken überwachen.
Kontrolle
Automatisierung unterstützt, ohne notwendige Kontrolle abzugeben.
Administration & Plattformsteuerung
Rollen, Berechtigungen und technische Funktionen kontrolliert verwalten
Rollen & Berechtigungen
Funktionszugriffe und Verantwortlichkeiten rollenbasiert steuern.
Mandantenkontext
Daten und Funktionen im richtigen Unternehmenskontext halten.
Integrationen
Kontrollierte API-, Webhook- und Provider-Strukturen.
AI Governance
KI-Unterstützung unter definierten Governance-Regeln einsetzen.
Nachvollziehbarkeit
Relevante Änderungen und Entscheidungen nachvollziehbar halten.
Plattformverwaltung
Benutzer, Teams, Einstellungen und technische Konfiguration.
UTOS live kennenlernen
Sehen Sie die Funktionen in einem realen UTOS Arbeitsablauf
In einer persönlichen Live-Demo zeigen wir, wie Kunden, Dokumente, Aufgaben, Mitarbeitende, Booking, Servicepakete, Analysen und Automation zusammenarbeiten.
All UTOS features – connected in one operational platform
UTOS connects dashboards, customers, customer portal, documents, tasks, employees, HR, appointments, booking, communication, knowledge, analytics and automation within one shared operational context.
Connected functional areas
One platform for connected operational work
UTOS is not designed as a collection of isolated applications. Customers, people, documents, tasks, appointments and processes remain connected.
Dashboard
Daily overview, KPIs, priorities and operational attention.
Customers & Portal
Customer management, digital collaboration, documents and services.
Documents
Controlled intake, review, assignment and structured filing.
Employees & HR
People, employee relationships, HR processes and governance.
Tasks
Responsibility, priority, status, deadlines and follow-up.
Appointments & Booking
Services, providers, availability, bookings and appointments.
Communication
Messages, notes and collaboration within the right context.
SOP & Knowledge
Work instructions, standards and internal business knowledge.
Analytics
Operational KPIs for customers, tasks, documents and teams.
Automation
Rules, risks, deadlines and controlled operational actions.
Administration
Users, roles, permissions, teams and tenant controls.
Integrations & Governance
APIs, webhooks, integration profiles and controlled AI use.
Dashboard & operational control
See what matters in the working day immediately
The UTOS home screen combines personal tasks, KPIs, quick actions and role-based operational priorities.
- Personal daily overview and priorities
- Open and overdue tasks
- Document and process notifications
- Quick access to frequent actions
- Role- and tenant-specific information
Customers & customer portal
Manage customers internally and collaborate digitally
Customer data, documents, tasks, appointments, portal access, service packages and responsibilities remain connected.
Customer Dashboard
Customer status, operational readiness and next steps are immediately visible.
Portal administration
Portal access, document requests and customer actions are controlled from UTOS.
Mobile customer portal
A focused interface for customers
- Open document requests
- Secure document uploads
- Messages and customer actions
- Own appointments and bookings
- Service packages and available hours
Documents & controlled intake
Do more than store documents — process them in a controlled workflow
Employees & HR
Manage people and employee lifecycles in a structured way
- People and employee profiles
- Company and customer relationships
- HR Core and HR Operations
- Onboarding and offboarding
- Reminders and governance
Tasks & communication
Responsibility remains connected to the real business process
Tasks
Ownership, priority, status, deadlines and context remain visible.
Ownership
Clear responsibility for each process.
Status & priority
See progress and urgency immediately.
Deadlines
Keep due and overdue work visible.
Communication
Messages and notes remain contextual.
Appointments, booking & service packages
Internal scheduling and customer bookings under one logic
Booking Dashboard
Configure services, providers, availability and booking rules centrally.
Appointments
Internal appointments and customer bookings within one schedule structure.
Included
Defined hours within a service package.
Used
Completed services reduce the remaining balance.
Reserved
Booked appointments can reserve time in advance.
Available
The remaining service entitlement stays transparent.
SOP, knowledge & collaboration
Make operational knowledge permanently available
SOPs
Standardised processes for recurring work.
Work instructions
Clear guidance for teams and roles.
Knowledge base
Keep reference knowledge structured and accessible.
Governance
Responsibilities, approvals and controlled changes.
Analytics, automation & operational intelligence
Turn operational data into decisions and actions
Statistics & analytics
Analyse customers, employees, documents, tasks, appointments and risks.
Automation & operational intelligence
Bring rules, risks, deadlines and controlled actions together.
Rules
Define recurring operational conditions.
Risks
Identify exceptions and required action.
Deadlines
Monitor appointment and task risks.
Control
Automation assists without removing necessary oversight.
Administration & platform control
Manage roles, permissions and technical functions in a controlled way
Roles & permissions
Control access and responsibilities by role.
Tenant context
Keep data and functions within the correct business context.
Integrations
Controlled API, webhook and provider structures.
AI Governance
Use AI assistance under defined governance rules.
Traceability
Keep important changes and decisions traceable.
Platform administration
Users, teams, settings and technical configuration.
Experience UTOS live
See the features in a real UTOS workflow
In a personalised live demo, we show how customers, documents, tasks, employees, booking, service packages, analytics and automation work together.
Toutes les fonctionnalités UTOS – réunies dans une plateforme opérationnelle
UTOS réunit tableaux de bord, clients, portail client, documents, tâches, collaborateurs, RH, rendez-vous, réservations, communication, connaissances, analyses et automatisation dans un même contexte opérationnel.
Domaines fonctionnels connectés
Une plateforme pour un travail opérationnel cohérent
UTOS n’est pas une collection d’applications isolées. Clients, personnes, documents, tâches, rendez-vous et processus restent connectés.
Tableau de bord
Vue quotidienne, indicateurs, priorités et actions nécessaires.
Clients & Portail
Gestion client, collaboration numérique, documents et services.
Documents
Réception contrôlée, vérification, attribution et classement.
Collaborateurs & RH
Personnes, relations de travail, processus RH et gouvernance.
Tâches
Responsabilité, priorité, statut, échéances et suivi.
Rendez-vous & Booking
Services, prestataires, disponibilités, réservations et rendez-vous.
Communication
Messages, notes et collaboration dans le bon contexte.
SOP & Connaissances
Instructions, standards et connaissances internes.
Analyses
Indicateurs opérationnels sur clients, tâches, documents et équipes.
Automatisation
Règles, risques, échéances et actions opérationnelles contrôlées.
Administration
Utilisateurs, rôles, droits, équipes et gestion des tenants.
Intégrations & Gouvernance
API, webhooks, profils d’intégration et utilisation contrôlée de l’IA.
Tableau de bord & pilotage
Identifier immédiatement les priorités de la journée
- Vue quotidienne personnelle
- Tâches ouvertes et en retard
- Indications liées aux documents et processus
- Actions rapides
- Informations selon le rôle et le tenant
Clients & portail client
Piloter les clients en interne et collaborer numériquement
Tableau de bord clients
Statut client, préparation opérationnelle et prochaines étapes.
Administration du portail
Accès, demandes de documents et actions client depuis UTOS.
Portail client mobile
Une interface simple et ciblée pour le client
- Demandes de documents ouvertes
- Transmission sécurisée de documents
- Messages et actions client
- Rendez-vous et réservations
- Forfaits de services et heures disponibles
Documents & réception contrôlée
Ne pas simplement stocker les documents, mais les traiter de manière contrôlée
Collaborateurs & RH
Structurer les personnes et les cycles de vie des collaborateurs
- Profils de personnes et collaborateurs
- Relations avec entreprises et clients
- HR Core et HR Operations
- Onboarding et offboarding
- Rappels et gouvernance
Tâches & communication
La responsabilité reste liée au processus réel
Tâches
Responsable, priorité, statut, échéance et contexte restent visibles.
Responsabilité
Un responsable clair pour chaque processus.
Statut & priorité
Identifier rapidement progression et urgence.
Échéances
Suivre les travaux dus ou en retard.
Communication
Messages et notes restent contextualisés.
Rendez-vous, booking & forfaits
Planification interne et réservations client dans une logique commune
Booking Dashboard
Services, prestataires, disponibilités et règles de réservation.
Rendez-vous
Rendez-vous internes et réservations client dans une même structure.
Inclus
Heures définies dans un forfait de services.
Utilisé
Les services terminés réduisent le solde.
Réservé
Les rendez-vous peuvent réserver du temps à l’avance.
Disponible
Le solde disponible reste transparent.
SOP, connaissances & collaboration
Rendre le savoir opérationnel durablement disponible
SOP
Processus standardisés pour les travaux récurrents.
Instructions de travail
Directives claires pour équipes et rôles.
Base de connaissances
Conserver les informations structurées et accessibles.
Gouvernance
Responsabilités, validations et changements contrôlés.
Analyses, automatisation & intelligence opérationnelle
Transformer les données opérationnelles en décisions et actions
Statistiques & analyses
Analyser clients, collaborateurs, documents, tâches, rendez-vous et risques.
Automatisation & intelligence
Réunir règles, risques, échéances et actions contrôlées.
Règles
Définir les conditions opérationnelles récurrentes.
Risques
Identifier les écarts et besoins d’action.
Échéances
Surveiller les risques liés aux tâches et rendez-vous.
Contrôle
L’automatisation assiste sans supprimer la supervision nécessaire.
Administration & pilotage de plateforme
Gérer les rôles, droits et fonctions techniques de manière contrôlée
Rôles & permissions
Contrôler les accès et responsabilités par rôle.
Contexte tenant
Maintenir données et fonctions dans le bon contexte d’entreprise.
Intégrations
Structures API, webhook et providers contrôlées.
AI Governance
Utiliser l’IA selon des règles de gouvernance définies.
Traçabilité
Conserver les changements et décisions importants traçables.
Administration plateforme
Utilisateurs, équipes, paramètres et configuration technique.
Découvrir UTOS en direct
Découvrez les fonctionnalités dans un véritable processus UTOS
Lors d’une démo personnalisée, nous montrons comment clients, documents, tâches, collaborateurs, réservations, forfaits, analyses et automatisations fonctionnent ensemble.
Tutte le funzioni UTOS – collegate in un’unica piattaforma operativa
UTOS collega dashboard, clienti, portale clienti, documenti, attività, collaboratori, HR, appuntamenti, booking, comunicazione, conoscenze, analisi e automazione in un unico contesto operativo.
Aree funzionali collegate
Una piattaforma per il lavoro operativo connesso
UTOS non è progettato come una raccolta di applicazioni isolate. Clienti, persone, documenti, attività, appuntamenti e processi rimangono collegati.
Dashboard
Panoramica giornaliera, KPI, priorità e necessità operative.
Clienti & Portale
Gestione clienti, collaborazione digitale, documenti e servizi.
Documenti
Ricezione controllata, verifica, assegnazione e archiviazione.
Collaboratori & HR
Persone, rapporti di lavoro, processi HR e governance.
Attività
Responsabilità, priorità, stato, scadenze e follow-up.
Appuntamenti & Booking
Servizi, provider, disponibilità, prenotazioni e appuntamenti.
Comunicazione
Messaggi, note e collaborazione nel giusto contesto.
SOP & Conoscenze
Istruzioni, standard e conoscenza aziendale interna.
Analisi
KPI operativi su clienti, attività, documenti e team.
Automazione
Regole, rischi, scadenze e azioni operative controllate.
Amministrazione
Utenti, ruoli, permessi, team e controllo tenant.
Integrazioni & Governance
API, webhook, profili di integrazione e uso controllato dell’AI.
Dashboard & controllo operativo
Vedere subito ciò che conta nella giornata lavorativa
- Panoramica giornaliera personale
- Attività aperte e scadute
- Avvisi relativi a documenti e processi
- Azioni rapide
- Informazioni basate su ruolo e tenant
Clienti & portale clienti
Gestire internamente i clienti e collaborare in digitale
Dashboard clienti
Stato cliente, prontezza operativa e prossimi passi immediatamente visibili.
Gestione portale
Accessi, richieste documenti e azioni cliente gestiti da UTOS.
Portale clienti mobile
Un’interfaccia semplice e mirata per il cliente
- Richieste documenti aperte
- Invio sicuro di documenti
- Messaggi e azioni cliente
- Appuntamenti e prenotazioni
- Pacchetti di servizi e ore disponibili
Documenti & ricezione controllata
Non solo archiviare documenti, ma elaborarli in modo controllato
Collaboratori & HR
Gestire persone e cicli di vita dei collaboratori in modo strutturato
- Profili di persone e collaboratori
- Relazioni con aziende e clienti
- HR Core e HR Operations
- Onboarding e offboarding
- Promemoria e governance
Attività & comunicazione
La responsabilità resta collegata al processo reale
Attività
Responsabile, priorità, stato, scadenza e contesto restano visibili.
Responsabilità
Un responsabile chiaro per ogni processo.
Stato & priorità
Vedere rapidamente avanzamento e urgenza.
Scadenze
Mantenere visibili attività in scadenza e scadute.
Comunicazione
Messaggi e note restano nel corretto contesto.
Appuntamenti, booking & pacchetti
Pianificazione interna e prenotazioni clienti con una logica comune
Booking Dashboard
Servizi, provider, disponibilità e regole di prenotazione centralizzate.
Appuntamenti
Appuntamenti interni e prenotazioni clienti in una struttura comune.
Incluso
Ore definite all’interno del pacchetto di servizi.
Utilizzato
I servizi completati riducono il saldo residuo.
Riservato
Gli appuntamenti possono riservare tempo in anticipo.
Disponibile
Il saldo disponibile rimane trasparente.
SOP, conoscenze & collaborazione
Rendere la conoscenza operativa disponibile nel tempo
SOP
Processi standardizzati per attività ricorrenti.
Istruzioni operative
Indicazioni chiare per team e ruoli.
Knowledge Base
Conoscenze strutturate e facilmente reperibili.
Governance
Responsabilità, approvazioni e modifiche controllate.
Analisi, automazione & intelligence operativa
Trasformare i dati operativi in decisioni e azioni
Statistiche & analisi
Analizzare clienti, collaboratori, documenti, attività, appuntamenti e rischi.
Automazione & intelligence
Unire regole, rischi, scadenze e azioni controllate.
Regole
Definire condizioni operative ricorrenti.
Rischi
Individuare anomalie e necessità di intervento.
Scadenze
Monitorare rischi relativi ad attività e appuntamenti.
Controllo
L’automazione supporta senza eliminare la supervisione necessaria.
Amministrazione & controllo piattaforma
Gestire ruoli, permessi e funzioni tecniche in modo controllato
Ruoli & permessi
Controllare accessi e responsabilità in base al ruolo.
Contesto tenant
Mantenere dati e funzioni nel corretto contesto aziendale.
Integrazioni
Strutture API, webhook e provider controllate.
AI Governance
Usare l’AI secondo regole di governance definite.
Tracciabilità
Mantenere tracciabili modifiche e decisioni rilevanti.
Gestione piattaforma
Utenti, team, impostazioni e configurazione tecnica.
Scopri UTOS dal vivo
Scopri le funzioni in un vero processo operativo UTOS
In una demo personalizzata mostriamo come clienti, documenti, attività, collaboratori, booking, pacchetti, analisi e automazione lavorano insieme.