Alle UTOS Funktionen – verbunden in einer operativen Plattform
UTOS verbindet Kunden, Dokumente, Aufgaben, Mitarbeitende, HR, Termine, Booking, Kundenportal, Kommunikation, Wissen, Analysen und Automatisierung in einem gemeinsamen Arbeitskontext.
Verbundene Funktionsbereiche
Eine Plattform für zusammenhängende operative Arbeit
UTOS ist nicht als Sammlung isolierter Einzelprogramme aufgebaut. Informationen und Verantwortlichkeiten bleiben über Kunden, Personen, Dokumente, Aufgaben und Termine hinweg verbunden.
Dashboard
Tagesübersicht, Kennzahlen, Prioritäten und Handlungsbedarf.
Kunden & Portal
Kundenverwaltung, Zusammenarbeit, Dokumente und Services.
Dokumente
Kontrollierter Eingang, Prüfung, Zuordnung und Ablage.
Mitarbeitende & HR
Personen, Mitarbeiterbeziehungen und HR-Prozesse.
Aufgaben
Verantwortung, Status, Priorität, Fristen und Follow-up.
Termine & Booking
Services, Provider, Verfügbarkeit und Kundenbuchungen.
Kommunikation
Mitteilungen, Notizen und Zusammenarbeit im Kontext.
SOP & Wissen
Standards, Arbeitsanweisungen und Unternehmenswissen.
Analysen
Operative Kennzahlen zu Kunden, Teams und Prozessen.
Automation
Regeln, Fristen, Risiken und kontrollierte Aktionen.
Administration
Benutzer, Rollen, Berechtigungen und Mandantensteuerung.
Integrationen & Governance
API, Webhooks, Integrationsprofile und AI Governance.
Dashboard & operative Steuerung
Das Wesentliche des Arbeitstags sofort erkennen
Die UTOS Startseite bündelt persönliche Aufgaben, Kennzahlen, Schnellaktionen und rollenbasierten Handlungsbedarf.
- Persönliche Tagesübersicht
- Offene und überfällige Aufgaben
- Operative Hinweise und Risiken
- Schnellaktionen
- Rollen- und mandantenbezogene Inhalte
Zentraler Schnellzugriff
Neue Vorgänge starten, ohne durch Module zu suchen
Häufig benötigte Aktionen können direkt über den zentralen „+ Neu“-Zugriff gestartet werden.
Kunde & Mitarbeiter
Neue Kunden oder Mitarbeiterbeziehungen direkt anlegen.
Dokument & Ordner
Unterlagen und strukturierte Ablagen schnell erfassen.
Aufgabe & Termin
Operative Vorgänge unmittelbar starten.
Mitteilung, Notiz & SOP
Kommunikation und Wissen direkt ergänzen.
Kunden & Kundenportal
Kunden intern steuern und digital zusammenarbeiten
Kundendaten, Dokumente, Aufgaben, Termine, Servicepakete, Portalzugang und Zuständigkeiten bleiben in einem gemeinsamen Kontext.
Kunden Dashboard
Kundenstatus, operative Bereitschaft und nächste Schritte werden direkt sichtbar.
Portalverwaltung
Portalzugänge, Dokumentenanfragen und kundenbezogene Aktionen werden aus UTOS gesteuert.
Kundenportal
Eine reduzierte, mobile-first Oberfläche für Kunden
- Offene Dokumentenanfragen
- Sichere Dokumentübermittlung
- Eigene Termine und Buchungen
- Nachrichten und relevante Aktionen
- Servicepakete und verfügbare Stunden
Dokumente & kontrollierter Eingang
Dokumente nicht nur speichern, sondern kontrolliert verarbeiten
Eingehende Unterlagen können über interne Uploads, Kundenportal oder Dokumentenanfragen in einen kontrollierten Prozess gelangen.
Mitarbeitende & HR
Personen und Mitarbeiterlebenszyklen strukturiert verwalten
UTOS verbindet Personeninformationen mit Mitarbeiterbeziehungen, HR-Prozessen, organisatorischen Abläufen und Governance.
- Personen- und Mitarbeiterprofile
- Kunden- und Unternehmensbeziehungen
- HR Core & HR Operations
- Onboarding & Offboarding
- Equipment und Verantwortlichkeiten
- Erinnerungen & Governance
Aufgaben & Kommunikation
Verantwortung bleibt mit dem tatsächlichen Vorgang verbunden
Aufgaben können Kunden, Dokumenten, Personen, Terminen oder operativen Prozessen zugeordnet werden.
Aufgaben
Zuständigkeit, Priorität, Status, Fristen und Zusammenhang bleiben sichtbar.
Verantwortliche
Klare Zuständigkeit für jeden Vorgang.
Status & Priorität
Fortschritt und Dringlichkeit direkt erkennen.
Fristen
Fälligkeiten und Überfälligkeit sichtbar halten.
Kommunikation
Mitteilungen und Notizen bleiben im richtigen Kontext.
Termine, Booking & Services
Interne Planung und Kundenbuchungen in einer gemeinsamen Logik
UTOS verbindet Services, Provider, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Kundenbuchungen und interne Termine.
Booking Dashboard
Services, Provider, Verfügbarkeit und Buchungsregeln zentral konfigurieren.
Termine
Interne Termine und Kundenbuchungen werden in einer gemeinsamen Terminstruktur geführt.
Services
Buchbare Leistungen und Kategorien definieren.
Provider
Zuständige Personen und Leistungserbringer verwalten.
Verfügbarkeit
Arbeitszeiten, Ferien, Feiertage und Sondertage berücksichtigen.
Buchungsregeln
Vorlauf, Horizont, Puffer und Regeln kontrollieren.
Servicepakete & Stunden
Inkludierte Leistungen transparent verwalten
UTOS kann Kundenpakete mit enthaltenen Stunden und buchbaren Services verbinden.
SOP, Wissen & Standards
Unternehmenswissen dauerhaft verfügbar machen
Wiederkehrende Abläufe sollen nicht davon abhängen, dass nur eine einzelne Person weiss, wie etwas funktioniert.
SOPs
Standardisierte Abläufe für wiederkehrende Arbeiten.
Arbeitsanweisungen
Konkrete Anleitung für Teams und Rollen.
Wissensbasis
Referenzwissen strukturiert auffindbar halten.
Governance
Zuständigkeiten, Freigaben und kontrollierte Änderungen.
Statistik, Automation & operative Intelligenz
Operative Daten in Entscheidungen und Aktionen übersetzen
Kennzahlen, Regeln, Fristen, Risiken und Arbeitslast werden zusammengeführt, damit relevante Entwicklungen früher sichtbar werden.
Statistik & Analysen
Kunden, Mitarbeitende, Dokumente, Aufgaben, Termine und Risiken auswerten.
Automation & operative Intelligenz
Regeln, Risiken, Fristen und kontrollierte Aktionen zusammenführen.
Regeln
Wiederkehrende operative Bedingungen definieren.
Risiken
Auffälligkeiten und Handlungsbedarf früher erkennen.
Fristen
Termin- und Aufgabenrisiken überwachen.
Menschliche Kontrolle
Automation unterstützt, ohne notwendige Entscheidungen abzugeben.
Administration, Integrationen & Governance
Plattformzugriffe und technische Funktionen kontrolliert verwalten
UTOS trennt tägliche Facharbeit von administrativer Plattformsteuerung und ermöglicht rollenbasierte Unternehmens- und Mandantenkonfiguration.
UTOS live kennenlernen
Sehen Sie die Funktionen in einem realen UTOS Arbeitsablauf
In einer persönlichen Live-Demo zeigen wir, wie Kunden, Dokumente, Aufgaben, Mitarbeitende, Booking, Servicepakete, Analysen und Automation zusammenarbeiten.
All UTOS features – connected in one operational platform
UTOS connects customers, documents, tasks, employees, HR, appointments, booking, customer portal, communication, knowledge, analytics and automation within one shared operational context.
Connected functional areas
One platform for connected operational work
UTOS is not designed as a collection of isolated applications. Customers, people, documents, tasks, appointments and responsibilities remain connected.
Dashboard
Daily overview, KPIs, priorities and operational attention.
Customers & Portal
Customer management, collaboration, documents and services.
Documents
Controlled intake, review, assignment and filing.
Employees & HR
People, employee relationships and HR processes.
Tasks
Ownership, status, priority, deadlines and follow-up.
Appointments & Booking
Services, providers, availability and customer bookings.
Communication
Messages, notes and collaboration in context.
SOP & Knowledge
Standards, work instructions and business knowledge.
Analytics
Operational KPIs for customers, teams and processes.
Automation
Rules, deadlines, risks and controlled actions.
Administration
Users, roles, permissions and tenant controls.
Integrations & Governance
APIs, webhooks, integration profiles and AI Governance.
Dashboard & operational control
See what matters in the working day immediately
The UTOS home screen combines personal tasks, KPIs, quick actions and role-based operational priorities.
- Personal daily overview
- Open and overdue tasks
- Operational notifications and risks
- Quick actions
- Role- and tenant-specific information
Central quick create
Start new processes without navigating through modules
Frequently used actions can be launched directly from the central “+ New” menu.
Customer & Employee
Create new customer and employee relationships.
Document & Folder
Create documents and structured folders quickly.
Task & Appointment
Start operational activities immediately.
Message, Note & SOP
Add communication and operational knowledge.
Customers & customer portal
Manage customers internally and collaborate digitally
Customer information, documents, tasks, appointments, service packages, portal access and responsibilities remain connected.
Customer Dashboard
Customer status, operational readiness and next steps are immediately visible.
Portal administration
Portal access, document requests and customer actions are managed from UTOS.
Customer portal
A focused mobile-first interface for customers
- Open document requests
- Secure document uploads
- Own appointments and bookings
- Messages and relevant actions
- Service packages and available hours
Documents & controlled intake
Do more than store documents – process them in a controlled workflow
Documents can enter UTOS through internal uploads, the customer portal or document requests.
Employees & HR
Manage people and employee lifecycles in a structured way
UTOS connects people information with employee relationships, HR processes, organisational workflows and governance.
- People and employee profiles
- Customer and company relationships
- HR Core & HR Operations
- Onboarding & offboarding
- Equipment and responsibilities
- Reminders & governance
Tasks & communication
Responsibility remains connected to the real operational process
Tasks can be linked to customers, documents, people, appointments and workflows.
Tasks
Ownership, priority, status, deadlines and context remain visible.
Ownership
Clear responsibility for each process.
Status & priority
See progress and urgency immediately.
Deadlines
Keep due and overdue work visible.
Communication
Messages and notes remain in context.
Appointments, booking & services
Internal scheduling and customer bookings under one operational logic
UTOS connects services, providers, working hours, availability, customer bookings and internal appointments.
Booking Dashboard
Configure services, providers, availability and booking rules centrally.
Appointments
Internal appointments and customer bookings share one schedule structure.
Services
Define bookable services and categories.
Providers
Manage responsible people and service providers.
Availability
Consider working hours, leave, holidays and special days.
Booking rules
Control lead time, booking horizon and buffers.
Service packages & hours
Manage included services transparently
Customer packages can be connected to included hours and bookable services.
SOP, knowledge & standards
Make operational knowledge permanently available
Recurring work should not depend on one individual knowing how a process works.
SOPs
Standardised processes for recurring work.
Work instructions
Clear operational guidance for teams and roles.
Knowledge base
Keep reference knowledge structured and accessible.
Governance
Responsibilities, approvals and controlled changes.
Analytics, automation & operational intelligence
Turn operational data into decisions and actions
KPIs, rules, deadlines, risks and workload are brought together to identify relevant developments earlier.
Statistics & analytics
Analyse customers, employees, documents, tasks, appointments and risks.
Automation & operational intelligence
Bring rules, risks, deadlines and controlled actions together.
Rules
Define recurring operational conditions.
Risks
Identify exceptions and required action earlier.
Deadlines
Monitor appointment and task risks.
Human oversight
Automation assists without removing necessary control.
Administration, integrations & governance
Manage platform access and technical functions in a controlled way
UTOS separates daily operational work from administrative platform control and supports role-based organisation and tenant configuration.
Experience UTOS live
See the features in a real UTOS workflow
In a personal live demo, we show how customers, documents, tasks, employees, booking, service packages, analytics and automation work together.
Toutes les fonctionnalités UTOS – réunies dans une plateforme opérationnelle
UTOS relie clients, documents, tâches, collaborateurs, RH, rendez-vous, booking, portail client, communication, connaissances, analyses et automatisation dans un même contexte opérationnel.
Domaines fonctionnels connectés
Une plateforme pour un travail opérationnel cohérent
UTOS n’est pas une collection d’applications isolées. Clients, personnes, documents, tâches, rendez-vous et responsabilités restent connectés.
Dashboard
Vue quotidienne, KPI, priorités et actions nécessaires.
Clients & Portail
Gestion client, collaboration, documents et services.
Documents
Réception contrôlée, vérification, attribution et classement.
Collaborateurs & RH
Personnes, relations de travail et processus RH.
Tâches
Responsabilité, statut, priorité et échéances.
Rendez-vous & Booking
Services, prestataires, disponibilité et réservations.
Communication
Messages, notes et collaboration dans le bon contexte.
SOP & Connaissances
Standards, instructions et connaissances internes.
Analyses
Indicateurs sur clients, équipes et processus.
Automatisation
Règles, délais, risques et actions contrôlées.
Administration
Utilisateurs, rôles, permissions et tenants.
Intégrations & Gouvernance
API, webhooks, profils d’intégration et AI Governance.
Dashboard & pilotage opérationnel
Identifier immédiatement les priorités de la journée
La page d’accueil UTOS regroupe tâches personnelles, KPI, actions rapides et priorités selon le rôle.
- Vue quotidienne personnelle
- Tâches ouvertes et en retard
- Alertes opérationnelles
- Actions rapides
- Informations selon rôle et tenant
Création rapide
Démarrer un nouveau processus sans parcourir les modules
Les actions fréquentes peuvent être lancées directement depuis le menu « + Nouveau ».
Client & Collaborateur
Créer rapidement des relations clients ou collaborateurs.
Document & Dossier
Créer documents et structures de classement.
Tâche & Rendez-vous
Démarrer immédiatement un processus opérationnel.
Message, Note & SOP
Ajouter communication et connaissances internes.
Clients & portail client
Piloter les clients en interne et collaborer numériquement
Données clients, documents, tâches, rendez-vous, forfaits, accès portail et responsabilités restent connectés.
Dashboard clients
Statut client, préparation opérationnelle et prochaines étapes sont visibles immédiatement.
Administration du portail
Accès, demandes de documents et actions client sont pilotés depuis UTOS.
Portail client
Une interface mobile simple et ciblée pour le client
- Demandes de documents ouvertes
- Transmission sécurisée
- Rendez-vous et réservations
- Messages et actions pertinentes
- Forfaits et heures disponibles
Documents & réception contrôlée
Ne pas seulement stocker les documents, mais les traiter de manière contrôlée
Les documents peuvent entrer via uploads internes, portail client ou demandes documentaires.
Collaborateurs & RH
Structurer les personnes et les cycles de vie collaborateurs
UTOS relie informations personnelles, relations de travail, processus RH, organisation et gouvernance.
- Profils personnes et collaborateurs
- Relations clients et entreprises
- HR Core & HR Operations
- Onboarding & offboarding
- Équipement et responsabilités
- Rappels & gouvernance
Tâches & communication
La responsabilité reste liée au processus réel
Les tâches peuvent être liées aux clients, documents, personnes, rendez-vous et processus opérationnels.
Tâches
Responsable, priorité, statut, échéances et contexte restent visibles.
Responsabilité
Une personne clairement responsable pour chaque processus.
Statut & priorité
Voir progression et urgence immédiatement.
Échéances
Suivre les travaux dus ou en retard.
Communication
Messages et notes restent dans le bon contexte.
Rendez-vous, booking & services
Planification interne et réservations clients dans une logique commune
UTOS relie services, prestataires, horaires de travail, disponibilités, réservations clients et rendez-vous internes.
Booking Dashboard
Configurer services, prestataires, disponibilités et règles de réservation.
Rendez-vous
Rendez-vous internes et réservations clients partagent une structure commune.
Services
Définir les services et catégories réservables.
Prestataires
Gérer les personnes et prestataires responsables.
Disponibilité
Tenir compte des horaires, congés et jours spéciaux.
Règles de booking
Contrôler délai, horizon et temps tampon.
Forfaits & heures
Gérer les prestations incluses avec transparence
Les forfaits clients peuvent être liés à des heures incluses et services réservables.
SOP, connaissances & standards
Rendre le savoir opérationnel durablement disponible
Les processus récurrents ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
SOP
Processus standardisés pour les travaux récurrents.
Instructions
Directives opérationnelles claires pour équipes et rôles.
Base de connaissances
Conserver les informations structurées et accessibles.
Gouvernance
Responsabilités, validations et changements contrôlés.
Analyses, automatisation & intelligence opérationnelle
Transformer les données opérationnelles en décisions et actions
KPI, règles, échéances, risques et charge de travail sont réunis pour identifier plus tôt les évolutions importantes.
Statistiques & analyses
Analyser clients, collaborateurs, documents, tâches, rendez-vous et risques.
Automatisation & intelligence
Réunir règles, risques, échéances et actions contrôlées.
Règles
Définir les conditions opérationnelles récurrentes.
Risques
Identifier plus tôt les écarts et actions nécessaires.
Échéances
Surveiller les risques liés aux tâches et rendez-vous.
Contrôle humain
L’automatisation assiste sans supprimer la supervision nécessaire.
Administration, intégrations & gouvernance
Gérer les accès et fonctions techniques de manière contrôlée
UTOS sépare le travail opérationnel de l’administration de plateforme et permet une configuration basée sur les rôles et tenants.
Découvrir UTOS en direct
Découvrez les fonctionnalités dans un vrai processus UTOS
Lors d’une démo personnalisée, nous montrons comment clients, documents, tâches, collaborateurs, booking, forfaits, analyses et automatisation fonctionnent ensemble.
Tutte le funzioni UTOS – collegate in un’unica piattaforma operativa
UTOS collega clienti, documenti, attività, collaboratori, HR, appuntamenti, booking, portale clienti, comunicazione, conoscenze, analisi e automazione in un unico contesto operativo.
Aree funzionali collegate
Una piattaforma per il lavoro operativo connesso
UTOS non è una raccolta di applicazioni isolate. Clienti, persone, documenti, attività, appuntamenti e responsabilità rimangono collegati.
Dashboard
Panoramica giornaliera, KPI, priorità e necessità operative.
Clienti & Portale
Gestione clienti, collaborazione, documenti e servizi.
Documenti
Ricezione controllata, verifica, assegnazione e archiviazione.
Collaboratori & HR
Persone, rapporti di lavoro e processi HR.
Attività
Responsabilità, stato, priorità, scadenze e follow-up.
Appuntamenti & Booking
Servizi, provider, disponibilità e prenotazioni.
Comunicazione
Messaggi, note e collaborazione nel contesto corretto.
SOP & Conoscenze
Standard, istruzioni e conoscenze aziendali.
Analisi
KPI operativi su clienti, team e processi.
Automazione
Regole, scadenze, rischi e azioni controllate.
Amministrazione
Utenti, ruoli, permessi e controllo tenant.
Integrazioni & Governance
API, webhook, profili di integrazione e AI Governance.
Dashboard & controllo operativo
Vedere subito ciò che conta nella giornata lavorativa
La home UTOS riunisce attività personali, KPI, azioni rapide e priorità operative basate sul ruolo.
- Panoramica giornaliera personale
- Attività aperte e scadute
- Avvisi e rischi operativi
- Azioni rapide
- Informazioni basate su ruolo e tenant
Creazione rapida
Avviare nuovi processi senza cercare tra i moduli
Le azioni più frequenti possono essere avviate direttamente dal menu centrale “+ Nuovo”.
Cliente & Collaboratore
Creare rapidamente nuovi clienti e rapporti di lavoro.
Documento & Cartella
Creare documenti e strutture di archiviazione.
Attività & Appuntamento
Avviare subito processi operativi.
Messaggio, Nota & SOP
Aggiungere comunicazione e conoscenza interna.
Clienti & portale clienti
Gestire i clienti internamente e collaborare in digitale
Dati cliente, documenti, attività, appuntamenti, pacchetti di servizi, portale e responsabilità rimangono collegati.
Dashboard clienti
Stato cliente, prontezza operativa e prossimi passi sono immediatamente visibili.
Gestione portale
Accessi, richieste documenti e azioni cliente vengono gestiti da UTOS.
Portale clienti
Un’interfaccia mobile semplice e mirata per il cliente
- Richieste documenti aperte
- Invio sicuro di documenti
- Appuntamenti e prenotazioni
- Messaggi e azioni rilevanti
- Pacchetti e ore disponibili
Documenti & ricezione controllata
Non solo archiviare documenti, ma elaborarli in modo controllato
I documenti possono entrare tramite upload interni, portale clienti o richieste documentali.
Collaboratori & HR
Gestire persone e cicli di vita dei collaboratori in modo strutturato
UTOS collega informazioni personali, rapporti di lavoro, processi HR, organizzazione e governance.
- Profili persone e collaboratori
- Relazioni clienti e aziende
- HR Core & HR Operations
- Onboarding & offboarding
- Equipment e responsabilità
- Promemoria & governance
Attività & comunicazione
La responsabilità resta collegata al processo reale
Le attività possono essere collegate a clienti, documenti, persone, appuntamenti e processi operativi.
Attività
Responsabile, priorità, stato, scadenze e contesto rimangono visibili.
Responsabilità
Una persona chiaramente responsabile per ogni processo.
Stato & priorità
Vedere avanzamento e urgenza immediatamente.
Scadenze
Mantenere visibili attività in scadenza e scadute.
Comunicazione
Messaggi e note restano nel corretto contesto.
Appuntamenti, booking & servizi
Pianificazione interna e prenotazioni clienti con una logica comune
UTOS collega servizi, provider, orari di lavoro, disponibilità, prenotazioni clienti e appuntamenti interni.
Booking Dashboard
Configurare servizi, provider, disponibilità e regole di prenotazione.
Appuntamenti
Appuntamenti interni e prenotazioni clienti condividono una struttura comune.
Servizi
Definire servizi e categorie prenotabili.
Provider
Gestire persone e fornitori di servizio responsabili.
Disponibilità
Considerare orari, ferie, festività e giorni speciali.
Regole booking
Gestire anticipo, orizzonte e buffer.
Pacchetti & ore
Gestire le prestazioni incluse in modo trasparente
I pacchetti clienti possono essere collegati a ore incluse e servizi prenotabili.
SOP, conoscenze & standard
Rendere la conoscenza operativa disponibile nel tempo
I processi ricorrenti non devono dipendere da una singola persona.
SOP
Processi standardizzati per attività ricorrenti.
Istruzioni operative
Indicazioni chiare per team e ruoli.
Knowledge Base
Conoscenze strutturate e facilmente reperibili.
Governance
Responsabilità, approvazioni e modifiche controllate.
Analisi, automazione & intelligence operativa
Trasformare i dati operativi in decisioni e azioni
KPI, regole, scadenze, rischi e carico di lavoro vengono collegati per rendere visibili prima gli sviluppi rilevanti.
Statistiche & analisi
Analizzare clienti, collaboratori, documenti, attività, appuntamenti e rischi.
Automazione & intelligence operativa
Unire regole, rischi, scadenze e azioni controllate.
Regole
Definire condizioni operative ricorrenti.
Rischi
Individuare anomalie e necessità di intervento.
Scadenze
Monitorare rischi relativi ad attività e appuntamenti.
Controllo umano
L’automazione supporta senza eliminare la supervisione necessaria.
Amministrazione, integrazioni & governance
Gestire accessi e funzioni tecniche in modo controllato
UTOS separa il lavoro operativo dalla gestione della piattaforma e supporta configurazioni basate su ruoli e tenant.
Scopri UTOS dal vivo
Scopri le funzioni in un vero processo UTOS
Durante una demo personalizzata mostriamo come clienti, documenti, attività, collaboratori, booking, pacchetti, analisi e automazione lavorano insieme.