Alle UTOS Funktionen für strukturierte Unternehmensprozesse
Entdecken Sie die UTOS Funktionen für Aufgaben, Termine, Dokumente, Kunden, Mitarbeitende, Kommunikation, SOPs, Administration und operative Analysen. Die Module greifen ineinander und schaffen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für den Unternehmensalltag.
Funktionsübersicht
Eine Plattform für zusammenhängende operative Arbeit
Jeder Bereich erfüllt eine klare Aufgabe. Der entscheidende Mehrwert entsteht, wenn Informationen zwischen den Modulen verbunden bleiben: vom Kundenprofil über Aufgaben und Termine bis zu Dokumenten, Kommunikation und Historie.
Dashboard & Analysen
Heute-Übersicht, Schnellzugriffe, Kennzahlen, persönliche Prioritäten und operative Auswertungen.
Details öffnenAufgaben & Workflows
Zuständigkeit, Priorität, Frist, Anhänge, Kommunikation, Status und Änderungshistorie.
Details öffnenTermine & Booking
Kalender, Teilnehmer, externe Einladungen, Kundenbuchungen, Verfügbarkeit und Meeting-Informationen.
Details öffnenMitteilungen & Kommunikation
Interne und externe Empfänger, Teams, Abteilungen, Anhänge, Antworten und gemeinsame Konversationen.
Details öffnenKunden & Kontakte
Stammdaten, Ansprechpartner, Aufgaben, Termine, Dokumente, Notizen und Kunden-Timeline.
Details öffnenMitarbeitende & Personen
Profile, Kundenbeziehungen, Position, Arbeitsverhältnis, Kommunikationseinstellungen und geschützte HR-Daten.
Details öffnenDokumente & Ordner
Strukturierte Ablage, Ordnerbäume, Metadaten, Zuordnung, Suche und nachvollziehbare Versionen.
Details öffnenSOPs & Wissensbasis
Arbeitsanweisungen, Verfahren, Versionen, Freigaben, Revisionen und kontrollierte Wissenspflege.
Details öffnenAdministration & Zugriff
Benutzer, Rollen, Berechtigungen, Teams, Abteilungen, Branding, Sprachen, Audit und Sitzungsschutz.
Details öffnenDas Wesentliche des Arbeitstags sofort erkennen
Das Dashboard verbindet persönliche Prioritäten mit der Unternehmensübersicht. Mitarbeitende sehen ihre heutigen Aufgaben und Termine; verantwortliche Rollen erhalten zusätzlich operative Kennzahlen, Entwicklungen und offene Bereiche.
- Heute-Leiste mit Aufgaben, Terminen, Notizen und Benachrichtigungen
- Schnellzugriffe auf häufig benötigte Arbeitsbereiche
- Kennzahlen zu Kunden, Mitarbeitenden, Dokumenten und Notizen
- Persönlicher Aufgabenstatus mit offenen, fälligen und erledigten Aufgaben
- Operative Widgets für Aufgaben, Nachrichten und überfällige Vorgänge
- Statistikansichten mit Filtern, Zeiträumen und Detailzugriff
Verantwortung, Fristen und Kommunikation in einem Vorgang
Aufgaben erhalten einen klaren fachlichen Kontext. Verantwortliche, Priorität, Fälligkeit, Anhänge, Kommentare und Statusänderungen bleiben zusammen und können bei Bedarf einem Kunden oder einer Notiz zugeordnet werden.
- Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum
- Verantwortlicher Benutzer und Ausführungsverantwortung
- Kundenbezug und Verknüpfung mit Notizen
- Private Anhänge und aufgabenbezogene Kommunikation
- Status: offen, erledigt, erneut geöffnet oder archiviert
- Änderungshistorie und Benachrichtigungen an Beteiligte
Interne Planung und Kundenbuchungen zusammenführen
Termine können intern erstellt oder über den öffentlichen Buchungsprozess aufgenommen werden. Teilnehmer, externe Gäste, Kundenbezug, Ort, Meeting-Informationen und Einladungen bleiben in einem gemeinsamen Terminobjekt.
- Terminliste, Kalenderansicht und Terminarchiv
- Interne Teilnehmer und mehrere externe Teilnehmer
- Kundenbezug, Ort, Beschreibung und Meeting-Informationen
- Kalendereinladungen und kompatible ICS-Dateien
- Booking-Services, Kategorien, Anbieter und Verfügbarkeiten
- Arbeitszeiten, freie Tage, Sondertage und Service-Zuordnungen
Informationen gezielt an die richtigen Empfänger senden
UTOS unterstützt gemeinsame Konversationen mit internen und externen Beteiligten. Empfänger können nach Benutzern, Teams oder Abteilungen ausgewählt werden; Antworten und Anhänge bleiben im Konversationsverlauf erhalten.
- Empfänger aus Benutzern, Teams und Abteilungen
- Externe Empfänger und mehrere E-Mail-Adressen
- Betreff, formatierter Inhalt und sichere Anhänge
- Posteingang, Gesendet-Ansicht und gemeinsame Antworten
- E-Mail-Zustellung für externe Kommunikation
- Benachrichtigungen und nachvollziehbarer Gesprächsverlauf
wir haben die Unterlagen geprüft. Die folgenden Dokumente werden noch benötigt …
Ein vollständiger Arbeitskontext pro Kunde
Das Kundenprofil verbindet Stammdaten mit operativer Arbeit. Ansprechpartner, Mitarbeitende, Aufgaben, Termine, Dokumente, Ordner, Notizen und Timeline-Einträge bleiben zentral zugänglich.
- Organisationen und Einzelpersonen als Kundentypen
- Stammdaten, Status, Priorität, Risiko und Zuständigkeit
- Ansprechpartner und mit dem Kunden verbundene Mitarbeitende
- Offene, überfällige und abgeschlossene Aufgaben
- Dokumente, Ordner, Notizen und anstehende Termine
- Chronologische Kunden-Timeline für relevante Aktivitäten
Person, Kundenbeziehung und geschützte HR-Daten sauber trennen
UTOS unterscheidet zwischen einer Person, ihrer Beziehung zu einem Kundenunternehmen und den geschützten beschäftigungsbezogenen Daten. Dadurch können Profile zentral gepflegt und Berechtigungen präziser gesteuert werden.
- Globale Personen- und Mitarbeiterübersicht
- Kundenbezogene Rolle, Position, Abteilung und Status
- Geschäftliche Kontakt- und Kommunikationsdaten
- Beschäftigungsart, Pensum, Beginn und betriebliche Angaben
- Bewilligung, Quellensteuer und weitere geschützte HR-Felder
- Sprache, Locale, Zeitzone und Kommunikationspräferenzen
Dokumente nicht nur speichern, sondern richtig einordnen
Dokumente werden mit Metadaten und betrieblichen Zusammenhängen verbunden. Ordner schaffen eine verständliche Struktur; Versionen dokumentieren Änderungen und erleichtern die kontrollierte Weiterbearbeitung.
- Dateiupload und kontrollierte private Speicherung
- Titel, Kategorie, Stichwörter und interne Beschreibung
- Zuordnung zu Kunden, Abteilungen und weiteren Vorgängen
- Ordnerbaum, Unterordner und strukturierte Navigation
- Dokumentversionen und nachvollziehbare Bearbeitungsstände
- Suche, Filter und kundenbezogene Dokumentübersichten
Arbeitswissen dokumentieren, prüfen und kontrolliert aktualisieren
Standard Operating Procedures bilden wiederkehrende Abläufe strukturiert ab. Verfahren, erforderliche Dokumente, Risiken und Qualitätskontrollen können beschrieben und über Versionen, Freigabestatus und Audit-Einträge weiterentwickelt werden.
- SOP-Bibliothek mit Suche und strukturierten Einträgen
- Verfahren, Dokumentation, Risiken und Qualitätskontrolle
- Erforderliche Unterlagen und fachliche Hinweise
- Status: Entwurf, Prüfung, freigegeben, abgelehnt oder archiviert
- Versionen, Revisionshistorie und Vergleich von Änderungen
- Freigabe- und Auditfunktionen für kontrollierte Wissenspflege
Unternehmensstruktur und Zugriffe zentral verwalten
Die Administration bildet Benutzerkonten, Rollen, Berechtigungen, Teams und Abteilungen ab. Ergänzend stehen Branding, Internationalisierung, Audit-Protokolle und Einstellungen zur Sitzungssicherheit zur Verfügung.
- Benutzerkonten, Status, Profildaten und administrativer Zugriff
- Unternehmensrollen und technische Berechtigungszuordnung
- Teams, Abteilungen, Mitglieder und verantwortliche Benutzer
- Unternehmensbranding, Logos und zentrale E-Mail-Absender
- Sprachen, Fallback, Locale, Zeitzone und Währung
- Audit-Protokoll, Sitzungssperre, PIN und Sicherheitsoptionen
Der gemeinsame Kontext
Die Stärke liegt in der Verbindung der Module
UTOS reduziert Informationsbrüche, indem zusammengehörende Daten durch den operativen Ablauf verbunden bleiben. Ein Kundenkontakt kann zu einem Termin, einer Aufgabe, Dokumenten und einem nachvollziehbaren Timeline-Eintrag führen.
Kunde
Stammdaten, Ansprechpartner und fachlicher Kontext.
Termin
Teilnehmende, Buchung, Einladung und Gesprächsanlass.
Aufgabe
Verantwortung, Frist, Kommunikation und nächster Schritt.
Dokument
Dateien, Metadaten, Ordner und Versionen.
Historie & Wissen
Nachvollziehbare Aktivität und wiederverwendbarer Prozess.
UTOS persönlich kennenlernen
Sehen Sie die relevanten Funktionen in einer Live-Demo
In der persönlichen Demo konzentrieren wir uns auf die Module und Abläufe, die für Ihr Unternehmen tatsächlich relevant sind. Danach können Funktionsumfang, Einführung und passendes Paket beurteilt werden.